Joulun alla ajankohtaiseksi tulevat pikkujoulujen ja yrityksen työntekijöille hankkimien joululahjojen verovähennykset. Monet järjestävät myös pikkujouluja ja muita tilaisuuksia. Miten niiden verotus oikein menikään? Tässä kertauksena muutamia perussääntöjä, joiden avulla ongelmatilanteet verotuksessa voidaan välttää.
Henkilökunnan virkistysjuhlat
Pikkujoulut, kesäpäivät, vuosijuhlat ovat henkilökunnan virkistystilaisuuksia, joista aiheutuneet kulut ovat vähennyskelpoisia, kunhan muutamat ehdot täyttyvät. Tilaisuuden tulee olla avoin koko yrityksen henkilöstölle. Isommissa yrityksissä juhlat voidaan järjestää tietylle osastolle, jonka henkilökunta pääsee mukaan. Henkilökuntaan kuuluvat myös palkattomat harjoittelijat sekä vuokratyövoimayrityksen kautta työskentelevät.
Jos juhlissa on henkilökunnan lisäksi mukana asiakkaita tai muita yhteistyökumppaneita, osa tilaisuudesta on edustusta. Työntekijöiden puolisoiden kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia. Edustuskuluista voi vähentää tuloverotuksessa 50%, arvonlisäveroa ei saa vähentää lainkaan. Juhlien pitää olla järjestetty yrityksen määräämässä paikassa ja ajankohtana. Työntekijöiden keskenään pitämien juhlien kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia.
Tilaisuuden sisältö on täysin vapaa. Henkilökuntajuhlien ei tarvitse sisältää koulutusta, sisäistä palaveria eikä muutakaan asiapitoista ohjelmaa. Tilaisuuden järjestämisestä aiheutuneet kohtuulliset kulut, esimerkiksi ohjelmakulut, tilavuokra, ruoka- ja juomatarjoilu, alkoholi, kuljetukset ovat siis vähennyskelpoisia tulo- ja arvonlisäverotuksessa. Kirjanpitoon toimitettavaan tositemateriaaliin on hyvä liittää osallistujalista.
Lahjat henkilökunnalle
Työntekijälle voidaan antaa verovapaasti vähäinen lahja, joka on saatu muuna kuin rahana tai siihen verrattava suorituksena, esimerkiksi lahjakorttina. Vähäinen lahja on arvoltaan alle 100 euroa. Jos työnantaja antaa työntekijöille useampia vähäisiä lahjoja vuodessa, niiden yhteenlaskettu arvo voi olla korkeintaan 100 euroa työntekijää kohti. Näin ollen vuoden aikana aikaisemmin annettujen lahjojen arvo pienentää verovapaan joululahjan sallittua enimmäisarvoa. Työntekijälle annettua merkkipäivälahjaa, kuten 40-, 50- tai 60-vuotislahjaa, häälahjaa tai pitkäaikaisesta palveluksesta annettua lahjaa ei kuitenkaan oteta huomioon vähäisten lahjojen yhteismäärää laskettaessa.
Joulurahat, lahjakortit ja esinelahjat, jotka työntekijä saa valita itse, katsotaan aina veronalaiseksi palkkatuloksi. Esineet, pääsyliput tai palvelut voivat olla verovapaita lahjoja.
Henkilökuntalahjojen hankintaan sisältyvä arvonlisävero ei ole vähennyskelponen, koska menon katsotaan liittyvän yksityiseen kulutukseen. Tuloverotuksessa meno on vähennyskelpoinen. Lahjojen verovapaus edellyttää lisäksi, että ne annetaan koko henkilökunnalle.
Asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden muistaminen
Asiakas- ja yhteistyökumppanilahjojen verovähennyskelpoisuus riippuu lahjan arvosta ja laadusta ja ne jaotellaan edustus- sekä mainoslahjoihin. Mainoslahjaksi katsotaan vähäinen lahja, joka annetaan samanlaisena ja samanaikaisesti usealle eri vastaanottajalle. Vähennyskelpoisen mainoslahjan tulee olla arvoltaan liikkeen toimialaan sekä toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden tavanomainen. Verohallituksen käsityksen mukaan mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen ostohinta on enintään 35 euroa, voidaan pitää tavanomaisena. Jos verovelvollinen on itse valmistanut tavaran, tavanomaisuutta määriteltäessä arvona pidetään tavaran todennäköistä luovutushintaa. Mainoslahjat ovat yrityksen kannalta edustuslahjoja edullisempia, sillä ne ovat vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa.
Edustuslahjat valitaan yksilöllisesti vastaanottajan mukaan. Alkoholilahjojen on katsottu verotuskäytännössä liittyvän lähtökohtaisesti edustamiseen. Alkoholituotetta voidaan poikkeuksellisesti pitää luonteeltaan mainoslahjana, jos kyseessä on yrityksen omien tuotteiden jakaminen mainostarkoituksessa tilanteessa, jossa yleiset mainoslahjaksi katsomisen edellytykset täyttyvät. Edustuslahjat ovat tuloverotuksessa vain osittain vähennyskelpoisia, ja arvonlisäveroa niistä ei ole mahdollista vähentää ollenkaan.
Yritys voi antaa lahjaksi myös sellaisia tavaroita ja palveluita, jotka on hankittu omaa liiketoimintaa varten ja joista on tehty arvonlisäverovähennys. Oman käytön arvonlisävero tulee maksaa näistä tavaroista ja palveluista, jos niin arvo on yli 35 euroa.
Edustuskulut
Joululahjat liikekumppaneille tai glögitarjoilu asiakkaille ravintolassa ovat edustuskuluja. Edustuskuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa, koska ne ovat luonteensa vuoksi lähellä yksityisiä elantokustannuksia ja kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Tuloverotuksessa kuluista saa vähentää puolet. Edustuskulujen tositteista pitää käydä ilmi kulujen luonne ja niiden liittyminen elinkeinotoimintaan. Tilaisuuteen osallistuneiden nimet on suositeltavaa liittää tositemateriaaliin.
Joulutervehdykset ovat vähennyskelpoista kulua yrityksen markkinointikuluina. Hyväntekeväisyyteen voi tehdä verotuksessa vähennyskelpoisen lahjoituksen, jos taho on verottajan hyväksyttyjen kohteiden listalla. Lahjoitusvähennyksen voi saada, jos lahjoitus on vähintään 850 euroa.
Lue myös tietopaketti verovapaista henkilökuntaeduista.
