Projektiosaaminen on yksi tärkeimmistä työelämätaidoista, joten sen opiskeluun kannattaa ehdottomasti paneutua. Yrittäjän työ on täynnä projekteja; pieniä ja isoja, lyhytaikaisia ja pidempiä. Usein erilaisia projekteja on käynnissä myös samanaikaisesti. Projekteilla on erilaiset aikataulut, ja niitä kaikkia pitäisi pystyä seuraamaan ja ohjaamaan.
Projektin suunnitteluun kannattaa panostaa, sillä kiinnostavissa projekteissa on usein vaarana hätiköinti: tehdään ensin ja mietitään vasta sitten. Samat projektityön pääperiaatteet pätevät projektin koosta riippumatta.
Projektityön vaiheet:
1. Aloitus: tavoitteen asettaminen
Projektin määrittely: a) tavoite, b) tuotokset ja c) kriteerit onnistumiselle
Ensimmäinen tehtävä on hahmottaa tavoite, eli mitä halutaan saada aikaan.
Tuotoksena voi olla esimerkiksi ratkaistu ongelma, raportti työskentelystä ja esitys aiheesta tai vaikkapa sijoittajaenkeleille esitelty tuoteidea.
Onnistumisen kriteereillä tarkoitetaan projektille asetettuja tavoitteita. Jos projektissa on useita jäseniä, kannattaa miettiä, onko ryhmän jäsenillä erilaisia/samanlaisia tavoitteita projektin suhteen. Yhteisen tavoitetason löytäminen on tärkeää.
2. Projektin osittaminen pää- ja osatavoitteisiin
Kun tavoite on määritelty, voidaan listata, mitä halutaan tehdä tai mitä tulee tehdä tavoitteen toteuttamiseksi. Listan tuottamisen jälkeen hahmotetaan päätavoitteet ja niiden alle yksityiskohtaisemmat ideat.
Projektin osittaminen merkitsee tehtäväkokonaisuuksien ja osatehtävien muodostaman kokonaisuuden hahmottamista. Esimerkkinä mainittakoon eräs ryhmä, jonka tehtävänä oli tuottaa johtamisen kurssille video johtamistilanteesta. Ryhmiin jakautumisen jälkeen ohjeena oli tehdä kuvallinen esitys projektin osituksesta ja merkata siihen, kuka ryhmän jäsen vastaa mistäkin asiasta.
3. Aikatauluttaminen
Aikataulun visualisoiminen yhteiselle pohjalle on toimiva tapa. Se auttaa siinä, että jokainen näkee konkreettisesti oman työpanoksensa merkityksen.
4. Projektin toteuttaminen
Projektin toteuttamisen ajaksi kannattaa luoda jonkinlainen seurantasysteemi. Jos projektissa on useita henkilöitä, kaikkien pitäisi pystyä seuraamaan esimerkiksi yhteistä tiedostoa. Apuna voi käyttää ohjelmistoja. Esimerkiksi Trelloyhdistää muistiinpanot, muistilaput ja muun materiaalin seurattavaksi kokonaisuudeksi. Apuohjelman avulla on helppo hahmottaa, missä mennään ja miten oma tekeminen vaikuttaa muiden tekemiseen.
Ketterän projektin ominaisuus on, että tavoitetta sekä keinoja sen saavuttamiseksi tarkistetaan matkan varrella ja tehdään tarvittavia muutoksia. Projektin aikana tapahtuu oppimista, jonka avulla projektin tekemistä voidaan suunnata uudella tavalla.
5. Projektin vetäminen
Projektinvetäjän tehtävät:
- pitää yhteyttä ryhmän jäseniin ja huolehtia, että kaikki tietävät, missä mennään
- ottaa yhteyttä, jos joku putoaa kärryiltä tai ei tee tehtäviään
- hahmottaa, mitkä osatehtävät on jo tehty ja mitä on tekemättä
- yrittää tunnistaa, jos jollain on ongelmia ja yrittää auttaa tätä henkilöä
- organisoida väliarvio, jonka puitteissa ryhmä tarkistaa
- organisoida väliarvio, jonka puitteissa ryhmä tarkistaa
- missä olemme nyt, mitä olemme jo tehneet
- mikä menee hyvin
- mitä pitää kehittää
- mitä pitää vielä tehdä
- vetäjä organisoi lopuksi loppuarvioinnin, jossa käydään läpi, miten projekti onnistui
Vetäjä saa myös hyvän tilaisuuden harjoitella johtamista. Tehtävien jaossa kannattaa ottaa huomioon, että vetäjällä menee aikaa projektin johtamiseen. Tämän voi myös kirjoittaa auki raportissa, jos sellainen laaditaan.
6. Ristiriitojen käsittely
Asioista voidaan olla eri mieltä eikä ristiriitoja tarvitse pelätä. Onnistumisen kannalta on tärkeää pitää huolta siitä, että kaikkien mielipiteitä kuunnellaan eikä kukaan dominoi liikaa. Vaikeita aiheita voi käsitellä kierrosten avulla. Kierros tarkoittaa sitä, että
- kukin kertoo vuorollaan oman näkemyksensä ja häntä kuunnellaan
- puhujaa ei keskeytetä tai tyrmätä
- jokaisella puhujalla on yhtä paljon aikaa kertoa oma näkökulmansa
- keskustelu aloitetaan vasta, kun kaikkia on kuultu
7. Projektin lopettaminen ja tulosten arviointi
Lopuksi arvioidaan keskustelemalla sitä, miten projektin tavoite toteutui, miten yhteistyö sujui, miten vetäminen sujui ja mitä tästä kaikesta opittiin.
Yksinyrittäjällä prosessi vie voimia. Esiin nousee kysymyksiä, kuten: ”Miten toimia projektitehtävässä?” On hyvä saada ulkopuolista palautetta tai ainakin keskustella projektista jonkun kanssa. Testaaminen on tärkeää, ei pidä kuvitella tietävänsä muiden tarpeita paremmin kuin he itse.
Apua saat ottamalla yhteyttä!
Projekteihin pätee vanha viisaus: Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty!
