Ajopäiväkirjan täyttäminen voi tuntua työläältä ja turhalta toimelta. Kuitenkin vain huolellisesti pidetyn ajopäiväkirjan avulla pystytään luotettavasti selvittämään verottajalle, kuinka suuri osa yrityksen autoilla tehdyistä ajoista on työajoa ja kuinka suuri osa yksityisajoa. Mikäli yritys ei pysty antamaan selvitystä pyydettäessä, verottaja arvioi itse ajoneuvojen yksityiskäytön määrän.
Ajopäiväkirjan avulla yrittäjä voi mm:
- jakaa kirjanpidossa olevan auton käytön työajoihin ja yksityisajoihin
- selvittää yksityistalouden auton käytön yritystoiminnassa
- torjua peitellyn osingonjaon esityksen osakeyhtiössä, jos autoa ei ole käytetty yksityisajoihin
Ajopäiväkirjan avulla palkansaaja voi mm:
- saada alennusta autoedun raha-arvoon
- torjua autoedun rahanarvon korotusesityksen
- esittää selvitystä runsaiden työajojen perusteella annettavaan alennukseen
Ajopäiväkirjaan merkitään elinkeinotoiminnan ajot selvityksineen ja kokonaiskilometrit, jotka autolla on ajettu tilikauden aikana. Ajopäiväkirjaa voi pitää paperilla, Excel-taulukossa tai sähköisesti. Sähköinen ajopäiväkirja on usein ajoneuvoon asennettava laite, joka tallentaa ajot GPS-paikannuksen ja SIM-kortin avulla siihen liitettyyn järjestelmään. Sähköistä ajopäiväkirjaa voi pitää myös mobiililaitteella. Sovelluksia löydät googlettamalla esimerkiksi ”sähköinen ajopäiväkirja”. Ajopäiväkirjasta tulee käydä ilmi ajon alkamis- ja päättymisajankohta, mistä on lähdetty, minne ajettu sekä matkan pituus ja tarkoitus.
Ajopäiväkirja on autokulujen arvonlisäveron vähennysoikeuden edellytys
Pakettiauton arvonlisäveron saa vähentää, jos pakettiautoa käytetään vähennykseen oikeuttavassa liiketoiminnassa. Jos pakettiautoa käytetään myös muuhun tarkoitukseen, arvonlisäverosta saa vähentää sen osuuden, joka kohdistuu vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan.
Henkilöauton käyttö- tai hankintakustannuksista arvonlisäveron saa vähentää vain, jos auto on hankittu yksinomaan vähennykseen oikeuttavan liiketoiminnan käyttöön. Vähäinenkin yksityiskäyttö poistaa koko vähennysoikeuden. Henkilöautoon liittyvän arvonlisäveron saa vähentää osittain, jos yritys on hankkinut auton myytäväksi, vuokrattavaksi tai käytettäväksi ammattimaiseen henkilökuljetukseen tai ajo-opetukseen.
Yritystä koskee käännetty todistustaakka, eli yrityksen täytyy pystyä todistamaan, että ajoneuvoa on käytetty sääntöjen mukaisesti.
Toiminimen ajopäiväkirja tärkeä
Toiminimi- yrittäjän tulee pitää ajopäiväkirjaa kaikista ajoista, mikäli samaa autoa käytetään sekä yksityisajoihin että työajoihin. Verotuksen kannalta ei ole oleellista, onko auton omistajaksi merkitty yrittäjä henkilökohtaisesti vai toiminimesi, sillä toiminimi- yritys on sama verovelvollinen kuin yrittäjä itse.
Elinkeinotoiminnassa käyttämäsi auto kuuluu yrityksesi elinkeinotoiminnan varallisuuteen, jos autolla vuosittain ajetuista kilometreistä yli puolet on elinkeinotoiminnan ajoa. Tässä tapauksessa merkitse kirjanpitoon kaikki autoon liittyvät todelliset kulut, kuten polttoaineet, huollot, vakuutukset ja verot sekä auton poisto. Pääasiassa elinkeinotoimintaan käytetyn auton mahdollista yksityiskäyttöä vastaava osuus tuloutetaan veroilmoituksella.
Lisävähennys edellyttää ajopäiväkirjaa
Jos yksityisajoa on yli puolet tilikauden aikana ajetuista matkoista, voit tehdä lisävähennyksen omalla veroilmoituksellasi. Lisävähennys on voimassa olevan kilometrikorvauksen suuruinen, jos et ole vähentänyt autokuluja kirjanpidossa. Lisävähennyksen voi tehdä tilapäisen työmatkan aiheuttamista ylimääräisistä elantokustannuksista. Pysyvät toimipaikat katsotaan tavanmukaiseksi toiminta-alueeksi. Näille toimipaikoille tehdyt matkat eivät oikeuta lisävähennyksen tekemiseen. Pysyvällä toimipaikalla työskentely on pitkäaikaista, säännöllistä ja jatkuvaa, verrattavissa työntekijän työskentelyyn varsinaisella työpaikalla.
Tyypillisiä lisävähennykseen oikeuttavia matkoja ovat koulutusmatkat, tavaroiden noutomatkat, tilapäiset tuotteiden myyntimatkat ja eri toimipaikkojen (asiakkaiden) väliset matkat. Yksittäisen asiakkaan toimipaikkaa voidaan pitää pysyvänä ja tavanmukaisena toiminta-alueena, mikäli työskentely asiakkaan luona on säännöllistä, kerrallaan pitempiaikaista ja sen on tarkoitus kestää useamman vuoden ajan.
Vähennysoikeus koskee myös liikkuvaa työtä tekeviä elinkeinonharjoittajia, joilla ei ole varsinaista työpaikkaa. Vähennyksen voi tehdä tilapäisistä työmatkoista myös varsinaiseksi toimipaikaksi katsotusta kodista lähtien. Lisävähennyksen edellytyksenä on, että tilapäinen matka tehdään yli 15 km etäisyydelle joko varsinaisesta toimipaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, kummasta matka on tehty. Työntekemispaikan on lisäksi oltavat yli 5 kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta toimipaikasta että asunnosta.
Liikkeen tai ammatinharjoittaja voi olla työsuhteessa ulkopuoliseen työnantajaan, jolta hän voi saada työsuhdeauton. Työnantajalta saatu auto ei kuulu elinkeinonharjoittajan yksityisiin varoihin eikä tällaisen auton käytöstä elinkeinotoiminnassa voi tehdä lisävähennystä. Tässä tapauksessa voidaan vähentää auton käytös syntyneet todelliset kulut elinkeinotoiminnan ajojen kilometrimäärään perustuvan laskelman mukaan. Lisävähennyksestä lisää täältä.
Matkat asunnolta kiinteälle toimipaikalle eivät yleensä ole työajoa eivätkä työmatkaa, vaan ne ovat yksityisajoa. Kodin ja työpaikan välisiä matkakuluja voi vähentää omalla henkilökohtaisella veroilmoituksella halvimman käytettävissä olevan kulkuneuvon mukaan. Tämän verovähennyksen tekemiseen ei yleensä tarvita ajopäiväkirjaa.
Autoetu
Yrittäjän tai työntekijän käyttäessä osakeyhtiön omistamaa autoa yksityisajoihin, muodostuu hänelle autoetu. Verottajan perusoletus on, että yhtiön omistamaan henkilöautoa käytetään myös osakkaan tai työntekijän henkilökohtaisiin ajoihin. Kun osakas ajaa yrityksen autolla yksityisajoja eikä autoa ole käsitelty autoetuna, syntyy peiteltyä osinkoa.
Autoedun arvo voidaan laskea myös ajettujen yksityisajojen kilometrimäärän perusteella, jos auton käytöstä pidetään luontoisetupäätöksessä tarkoitettua ajopäiväkirjaa. Tätä varten tiedossa on oltava ajettujen yksityisajojen määrä. Samaa laskutapaa on käytettävä koko vuoden. Verotusta toimitettaessa autoedun arvoa voidaan korottaa, jos on ilmeistä, että autolla vuoden aikana ajettujen yksityisajojen määrä ylittää 18 000 kilometriä.
Autoetu on osa palkkaa. Etu on joko vapaa autoetu, jolloin yritys maksaa kaikki auton omistamiseen ja käyttöön liittyvät kustannukset. Käyttöetu on kyseessä, kun käyttäjä maksaa itse auton polttoainekustannukset. Muut kustannukset maksaa yritys.
Verohallinto vahvistaa vuosittain autoedun laskentakaavan. Autoedun arvo koostuu kahdesta osasta: perusarvosta ja käyttökustannuksista. Autoedun perusarvo lasketaan prosenttiosuutena auton uushankintahinnasta. Se ei ole auton todellinen kauppahinta. Uushankintahinta määritetään automallin maahantuojan automallille ilmoittaman, auton yleisen suositushinnan perusteella. Käytettynä ostetulle autolle käytetään myös alkuperäistä uushankintahintaa. Vanhoja hintatietoja voi joutua kysymään auton maahantuojalta. Käytetyn auton kauppahinta ei siis ole autoedun laskentaperuste.
Verohallinnon autoetulaskurilla voit laskea vapaan autoedun tai käyttöedun arvon. Laskentaa varten tarvitse auton uushankintahinnan ja käyttöönottovuoden. Linkki Verohallinnon autoetulaskuriin. Työsuhdeautona käytetyn henkilöauton hankinnasta ja siihen liittyvistä kuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa.
Autoedun kannattavuus pitää miettiä tapauskohtaisesti. Ratkaisuun vaikuttavat mm. ajettavien yksityisajojen määrä, auton hinta ja ylläpitokulut sekä autolla ajettavat kokonaiskilometrit. Mikäli ajat paljon työajoa, mutta vähän yksityisajoja, oman auton käytöstä voit nostaa kilometrikorvauksia verovapaasti, mikäli laadit asianmukaiset matkalaskut. Verohallinto määrittää vuosittain verovapaan korvauksen suuruuden.
