Verovapaat henkilökuntaedut ovat pääsääntöisesti työnantajan palkansaajalle järjestämiä etuja, joiden avulla työnantaja voi edistää työntekijöiden työssä jaksamista ja parantaa heidän suorituskykyään. Henkilökuntaedut ovat tapa motivoida työntekijöitä ja lisätä viihtyvyyttä työpaikalla. Moni työnantaja kustantaa lakisääteisten työterveyshuollon ja työsuojelun lisäksi muitakin palveluita. Milloin tarjotun henkilökuntaedun saa verovapaasti?
Verovapaat henkilökuntaedut
Työntekijä voi saada työnantajaltaan etuisuuksia, jotka ovat hänelle verovapaita. Työntekijälle ei muodostu verotettavaa etua työnantajan järjestämistä tavanomaisista ja kohtuullisista, koko henkilökunnan käytössä olevista henkilökuntaeduista.
Verovapauden edellytys on, että etu on samantasoisesti koko henkilökunnan käytettävissä. Kaikkien ei kuitenkaan tarvitse tosiasiallisesti käyttää etua, vaan riittää, että etu on samalla tavalla kaikkien saatavilla.
Verovapaa henkilökuntaetu muuttuu veronalaiseksi, jos sillä korvataan palkanmaksua. Tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, jos työntekijä saa valita, ottaako verovapaana pidettävän henkilökuntaetuuden vai palkankorotuksen.
Henkilökuntaetu vai luontoisetu
Henkilökuntaedun käsite on pidettävä erillään luontoisedun käsitteestä. Verotuksessa luontoisedulla tarkoitetaan työsuhteen perusteella työnantajalta muuna kuin rahana työstä saatavaa vastiketta (palkkaa). Luontoisetu on työnantajan järjestämä ja kustantama hyödyke (tavara tai palvelu), jonka työnantaja luovuttaa palkansaajan käyttöön. Luontoisedussa palkansaaja saa vain käyttöoikeuden hyödykkeeseen. Sen sijaan hyödykkeen omistusoikeus ei siirry palkansaajalle. Käyttöoikeus hyödykkeeseen lakkaa viimeistään työsuhteen päättyessä.
Luontoisedut ovat tyypillisesti osa työsuhteen ehtoja. Luontoisedusta voidaan sopia kunkin työntekijän kanssa yksilöllisesti ja luontoisetu on aina saajalleen veronalaista ansiotuloa (palkkaa). Eräät luontoisedut voidaan hankkia myös niin sanotun kohdennetun maksuvälineen avulla. Tällaisia luontoisetuja ovat ravintoetu ja työsuhdematkalippu.
Työnantajalta saatu luontoisetu on veronalaista ansiotuloa ja arvioidaan käypään arvoon. Verohallinto määrää vuosittain luontoisetujen käypien arvojen laskentaperusteet. Ne ovat Verohallinnon päätöksessä luontoisetujen laskentaperusteista.
Henkilökuntaedut ovat työnantajan työntekijöilleen tai eläkkeellä oleville entisille työntekijöilleen järjestämiä etuja, jotka annetaan työ- tai virkasuhteen perusteella, mutta jotka eivät ole korvausta tehdystä työstä. Henkilökuntaetuja tarjotaan yleensä tasapuolisesti kaikille työntekijöille heidän asemastaan tai työn tuloksestaan riippumatta. Työntekijä voi kuitenkin itse päättää, käyttääkö hän etua vai ei. Työntekijän verotuksessa työnantajalta saatu henkilökuntaetu voi olla joko kokonaan verovapaa etu, osittain verovapaa etu tai kokonaan veronalainen etu.
Ketkä kuuluvat henkilökuntaan?
Verovapaat henkilökuntaedut ovat siis työnantajan henkilökunnalleen antamia etuja. Henkilökuntaan kuuluvat kaikki työ- tai virkasuhteessa olevat työntekijät riippumatta siitä, ovatko he vakinaisessa vai määräaikaisessa työsuhteessa, tekevätkö he työtä koko- tai osapäiväisesti tai muuten sivutoimisesti.
Osakeyhtiön ja henkilöyhtiön (avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö) osakas työskentelee usein yrityksessä. Osakeyhtiön ja henkilöyhtiön (avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön) työskentelevä osakas voi nostaa työstään rahapalkkaa tai luontoisetua. Tällainen osakas voi siten saada myös omaehtoisen kulttuuri- ja liikuntatoiminnan verovapaasti, kuten muutkin palkansaajat. Yhtiön palveluksessa työskentelevä osakas kuuluu henkilökuntaan, vaikkei hän nostaisi yhtiöstä palkkaa.
Yhtiössä työskentelevä osakas voi saada henkilökuntaedun verovapaasti myös silloin, kun yhtiössä ei hänen lisäkseen työskentele muita työntekijöitä tai hänen lisäkseen yhtiössä työskentelee vain osakkaan perheenjäseniä. Yhtiön henkilökunnan lukumäärällä saattaa kuitenkin olla merkitystä arvioitaessa henkilökuntaedun tavanomaisuutta ja kohtuullisuutta.
Yhtiön osakas ei voi kuulua henkilökuntaan pelkästään osakkuusasemansa perusteella. Osakeyhtiön osakkaalleen tai tämän omaiselle yksinomaan osakkuusaseman perusteella antama etu voi olla peiteltyä osinkoa.
Toiminimiyrittäjä ei ole työntekijän asemassa
Liikkeen- tai ammatinharjoittaja (toiminimiyrittäjä) voi myös antaa työntekijöilleen verovapaita henkilökuntaetuja. Liikkeen- tai ammatinharjoittaja ei kuitenkaan ole erillinen oikeushenkilö. Liikkeen- tai ammatinharjoittaja ei siten itse voi olla työntekijän asemassa, eikä kuulua yrityksen henkilökuntaan. Tällöin myöskään hänelle järjestetyn henkilökuntaedun kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia verotuksessa. Vastaava koskee myös maataloudenharjoittajia.
Jos liikkeen- tai ammatinharjoittaja on mukana työntekijöitä varten järjestetyissä kollektiivisissa virkistys- ja harrastustoimintatilaisuuksissa yhdessä työntekijöiden kanssa, hänenkään osuudestaan kustannuksista ei muodostu hänelle veronalaista etua.
Virkistys- ja harrastustoimintaa verovapaasti
Virkistys- ja harrastustoiminta on veroton etu silloin, kun se on työnantajan järjestämää henkilökunnan viihtyvyyttä lisäävää toimintaa, se on koko henkilökunnan käytettävissä ja arvoltaan kohtuullista. Esimerkiksi koko henkilökunnan käytettävissä oleva työnantajan järjestämä urheilu- ja kulttuuritoiminta sekä henkilökunnan juhlat ovat lain tarkoittamaa virkistys- ja harrastustoimintaa.
Omaehtoinen kulttuuri- ja liikuntatoiminta on verovapaata, kun se on työnantajan järjestämää tai tarjoamaa. Etu on työnantajan tarjoamaa silloin, kun työnantaja on järjestänyt edun työntekijän käyttöön, toisin sanoen tehnyt palveluntarjoajan kanssa sopimuksen tietyn maksuvälineen käyttämisestä tai vaihtoehtoisesti maksaa edusta aiheutuneet kustannukset suoraan toiminnan tarjoajalle tai välittäjälle.
Omaehtoinen virkistystoiminta
Työntekijän omaehtoisen virkistystoiminnan järjestämistapa voi olla esimerkiksi liikunta-, kulttuuri- tai virikeseteli, näiden yhdistelmä tai jokin muu vastaava järjestelmä. Työntekijä voi harrastaa itse valitsemaansa liikuntamuotoa valitsemanaan ajankohtana ja valitsemassaan paikassa.
Työnantaja voi järjestää edun myös ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta suorittamalla virkistys- ja harrastustoiminnasta aiheutuvat maksut suoraan tällaiselle taholle. Työntekijä voi tällaisessa tilanteessa valita työnantajan valitsemista virkistys- ja harrastustoimintapaikoista itselleen sopivan paikan ja toiminnan ajankohdan.
Veroton liikuntaetu koskee sellaisia tavanomaisia liikuntamuotoja, joita pidetään suomalaisten yleisesti harrastamina, kuten kuntosalikäyntiä, uintia sekä ohjattuja liikuntatunteja, kuten jumppaa, joogaa ja tanssia, samoin kuin muitakin yksilölajeja. Lisäksi tavanomaisena liikuntatoimintana voidaan pitää joukkueliikuntaa, kuten salibandya tai lentopalloa. Esimerkkiluettelo ei ole tyhjentävä. Etu on tarkoitettu oman aktiiviliikunnan tukemiseen, ei esimerkiksi vauvauintiin tai solariumiin.
Hieronta verovapaana etuna
Hieronta ei ole aktiiviliikuntaa, joten seteliä tai muuta maksujärjestelmää ei ole tarkoitettu sen kustannusten maksamiseen. Työnantaja voi kuitenkin muulla tavalla järjestää työntekijöilleen hierontaa verovapaana etuna. Työnantaja voi virkistystoimintana kustantaa työpaikalle hierojan, jonka palveluja henkilökunta voi käyttää tai tehdä sopimuksen hierontapalvelujen tuottajan kanssa henkilökunnan käynneistä. Työnantaja ei voi korvata oma-aloitteisesti tehtyjä käyntejä hierojalle tai fysioterapeutille.
Omaehtoinen kulttuuritoiminta
Verovapaana omaehtoisena kulttuuritoimintana pidetään työntekijän käyntiä museossa, teatterissa, oopperassa, elokuvateatterissa, konsertissa, taidenäyttelyssä tai elokuva-, kirjallisuus-, kuva-, näyttämö-, tanssi- ja sirkustaiteeseen liittyvissä tilaisuuksissa. Myös tiedekeskuksessa ja urheilutapahtumassa käynnin voi maksaa työnantajalta saadulla verovapaalla lipukkeella tai vastaavalla.
Työntekijän omaehtoisena kulttuuritoimintana pidetään myös osallistumista ohjatulle, toiminnalliselle taidekurssille. Tällaisia ovat esimerkiksi elokuva-, kirjallisuus-, kuva-, muotoilu-, näyttämö-, rakennus-, sävel-, tanssi-, valokuva- ja sirkustaiteen kurssit. Toiminnan edellytetään olevan työpajatyyppistä, ohjattua toimintaa, jossa lähtökohtana on itse tekeminen. Tällaisen kurssin materiaalihankinnat eivät kuitenkaan kuulu verovapauden piiriin. Kielikoulutus ja taidekurssit, jotka johtavat tutkintoon tai joita voidaan käyttää tutkinnon osana, eivät niin ikään kuulu omaehtoisen kulttuuritoiminnan soveltamisalaan.
Kielikoulutus
Työnantajan intressissä annettu ammattitaitoa ylläpitävä ja kehittävä kielikoulutus on verotuskäytännössä kuitenkin katsottu verovapaaksi henkilökuntaeduksi, vaikkei sitä pidetäkään omaehtoisena kulttuuritoimintana. Lisäksi työnantaja voi järjestää kollektiivisena virkistystoimintana esimerkiksi henkilökuntakerhon puitteissa kielikurssin.
Edun arvo 400 euroa vuodessa
Omaehtoisen kulttuuri- ja liikuntatoimintana annettavan edun verovapaa enimmäismäärä on 400 euroa vuodessa. Etu sisältää sekä liikunta- että kulttuuritoiminnan, eikä säännöksessä ole asetettu rajoja sille, kuinka määrä jakautuu liikunta- ja kulttuuripalvelujen kesken. Työnantaja voi siten ratkaista, miten kokonaismäärä jaetaan eri toimialojen kesken tai halutessaan käyttää edun vain toiseen toimintaan. Myös työntekijällä on oikeus vaikuttaa jakoon, esimerkiksi yhdistelmäseteliä käytettäessä.
Liikunta- sekä liikunta- ja kulttuurietua ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin, jos summa on enintään 400 €/hlö/vuosi, etu on myönnetty kollektiivisesti koko henkilökunnalle ja summasta ei peritä omavastuuta. Jos summa ylittää 400 €/hlö/vuosi, ylimenevä osuus ilmoitetaan tulorekisteriin
Verotuskäytännössä pienten yhtiöiden kohdalla selvästi hyväksytyt verovapaat henkilökuntaedut ovat työterveyshuollon järjestäminen sekä omaehtoinen liikunta- ja kulttuuritoiminta 400 euron arvosta. Muiden etujen kohdalla on syytä noudattaa varovaisuutta. Muista eduista löytyy tietoa verohallinnon ohjeesta.
Arvonlisävero
Palkkaedut ja siten myös verovapaat henkilökuntaedut ovat arvonlisäverotuksessa niin kutsuttua yksityistä kulutusta. Tämän vuoksi työnantaja ei saa vähentää palvelun hankintaan sisältyvää arvonlisäveroa. Seteleiden ja muiden maksuvälineiden hankintahintaan ei sisälly arvonlisäveroa.
Yrityksen henkilökunnalleen järjestämän virkistystilaisuuden yhteydessä työntekijöille järjestetty liikunnan kustannuksiin sisältyvä arvonlisävero on kuitenkin vähennyskelpoista. Vähennyskelpoisuuden edellytyksenä on, että virkistystilaisuuden tulee olla järjestetty koko henkilökunnalle tai tietyn yksikön henkilökunnalle työnantajan määräämänä aikana ja määräämässä paikassa.
Hieronta ei ole aktiiviliikuntaa, joten seteliä tai muuta maksujärjestelmää ei ole tarkoitettu sen kustannusten maksamiseen. Työnantaja voi kuitenkin muulla tavalla järjestää työntekijöilleen hierontaa verovapaana etuna. Työnantaja voi virkistystoimintana kustantaa työpaikalle hierojan, jonka palveluja henkilökunta voi käyttää tai tehdä sopimuksen hierontapalvelujen tuottajan kanssa henkilökunnan käynneistä. Työnantaja ei voi korvata oma-aloitteisesti tehtyjä käyntejä hierojalle tai fysioterapeutille.
