Miltä yrityksesi kassatilanne näyttää? Tiedätkö miten siihen voi vaikuttaa? Toimialasta riippuen yrityksen kassavirta voi tyrehtyä lomien aikana. Palveluyrittäjien tilanne on kaksijakoinen: matkailu- ja majoitusala elää lomakausista, koulutusyrittäjien asiakasyritysten henkilökunta lomailee yhden kvartaalin ajan. Hiljaiselo ei siis aina ole yrittäjästä itsestään tai edes yrityksen asiakaskunnasta kiinni.
Tässä on muutama kirjanpitäjän vinkki siihen, miten voit ennakoida yrityksesi rahojen riittävyyttä:
Laadi yrityksellesi kassabudjetti
Paras työkalu rahojen riittävyyden seuraamiseen on kassabudjetti. Yrittäjän tärkein työkalu jää valitettavan usein hyödyntämättä.
Kassabudjetti ja kassavirtalaskelma eroavat hieman toisistaan: Kassavirtalaskelma perustuu todellisiin lukuihin siitä, mitä kassasta on maksettu ja kassaan saatu.
Mukana ei ole myyntisaamisia, joita siis ei vielä ole saatu kassaan. Kassabudjetti sen sijaan on laadittu arvioitujen myyntisaamisten pohjalta.
Jos tilanne näyttää huonolta, ehdit ennakoida ja vältyt ”rahat loppu”-tilanteelta.
Laskelman pääperiaate on yksinkertainen. Sen avulla pystyt seuraamaan, mistä ja milloin yritykselle tulee rahaa ja vastaavasti minne ja milloin raha yrityksen kassasta lähtee. Kassabudjettiin merkitään saapuvat suoritukset sekä erääntyvät maksut. Näin on helpompi seurata, onko yrityksen tilillä tarpeeksi rahaa esimerkiksi tulevina laskunmaksupäivinä.
Kassavirran hiipuessa samaan aikaan ylimääräisten kulujen kanssa syntyy erotus, joka on haalittava kasaan jostakin.
Kassabudjetti auttaa sinua:
- ennakoimaan, milloin tilillä on tai ei ole rahaa
- suunnittelemaan, milloin pystyt tekemään isompia hankintoja
- huomaamaan, milloin kannattaa hieman säästellä
- suunnittelemaan menosi realistisesti
Käytä hetki pohtimalla, mitä ylimääräisiä kuluja on tulossa? Mitkä ovat tulevaisuuden investointitarpeet? Onko tulovirta tasaista joka kuukausi?
Varaudu kassavirran heilahteluihin
Tunne asiakkaidesi maksukäyttäytyminen
Onko asiakkaiden maksukäyttäytyminen muuttunut? Maksuajat ovat ehkä pidentyneet tai jopa luottotappioita tiedossa? Tarkista, kuinka kauan oikeasti menee siihen, että asiakkaan rahat ovat tililläsi. Ota tämä tieto huomioon kassabudjetissasi! Jos myyntisaamisten kierto kassaan on liian pitkä, tarkista maksuehtosi. Pyri saamaan myyntilaskuille lyhyempi maksuaika ja vastaavasti ostoaikatauluillesi hieman pidempi maksuaika.
Säästä varakassaa
Pienikin tasainen säästäminen esimerkiksi toiselle pankkitilille rauhoittaa mieltä tiukkoina hetkinä. Saat edullisesti, ilman lainojen tai vippien kustannuksia, tasattua menopiikkejä kassabudjetissasi. Lomapalkat unohtuvat helposti vuoden aikana. Laske ja kirjaa ne joka palkanmaksun yhteydessä ja siirrä sivuun, jos maksat ne vasta loman alkaessa. Pieni vaiva, iso helpotus!
Monipuolista liiketoimintaa
Pohdi, voisitko muuttaa omaa liiketoimintaasi niin, että hiljaisempia aikoja ei pääse syntymään? Voitko tarjota jotakin lisäpalveluja, kehittää uusia tuotteita? Tehdä yhteistyötä muiden yritysten kanssa? Toimia osa-aikaisena alihankkijana?
Hiljaiset ajat hyötykäyttöön
Joskus kausivaihtelut on vaan hyväksyttävä. Kun osaat varautua niihin, voit käyttää hiljaiset ajat hyödyksi. Lomailun ohella voit:
- laatia kassabudjetin
- suunnitella tulevia
- ennakoida
- arvioida menneitä
- solmia kumppanuuksia
- verkostoitua
- opiskella
- tehdä markkinointisuunnitelman
- aloittaa uuden harrastuksen
- löhöillä
Kassabudjetti kannattaa mieluummin tehdä lyhyelle aikavälille tarkasti, kuin liian pitkälle jaksolle. Varaudu sopeuttamaan laskelmaa tilanteen mukaan. Vaikka tekisit kassabudjetin vain kerran, se auttaa sinua ymmärtämään rahavarojen liikkeet omassa toiminnassasi.
Kassabudjetin tekemistä ei valitettavasti täysin voi ulkoistaa, mutta kirjanpitäjältäsi saat apua sen tekemiseen.
Yritystulkilla on erinomainen ilmainen kassabudjetti-pohja, jonka saat täyttöohjeineen täältä http://www.yritystulkki.fi/fi/alue/pskk/toimiva-yrittaja/taloushallinta/kassabudjetti/
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, kuinka hallitset talouttasi myös hiljaisempina aikoina!
