Yrittäjäksi lähdetään usein silloin, kun mielessä on timanttinen bisnesidea tai vahva visio menestyksestä. Paperityöt, laskelmat ja taulukot tuntuvat turhalta hidasteelta vision tiellä, vaikka ne ovat avainasema menestyneen ja kannattavan liiketoiminnan luomisessa. Joskus pienyrittäjän talouden hallinnasta muodostuu huoli, joka tuntuu kasaantuvan ajan myötä ylimääräiseksi kuormaksi kaiken muun työn päälle.
Yrittäjänä toimenkuvasi saattaa olla varsinaisen leipätyösi lisäksi tuotepäällikkö-varastopäällikkö-toimitusjohtaja-markkinointijohtaja-talouspäällikkö-sihteeri-siivooja-autonkuljettaja – ja ties mitä muuta. Suurimpaan osaan näistä tehtävistä sinua tuskin on koulutettu lainkaan ja töiden priorisoinnissa voi olla jo muutenkin haasteita. Talousasioiden pohtiminen ja suunnittelu kaiken muun ohella saattaa olla lopulta ylivoimainen haaste, joka jätetään odottamaan sopivaa hetkeä tulevaisuudessa. Tähän virheeseen ei kannata sortua.
Talouden hallinta luo turvaa
Pienyrittäjän talouden hallintaan liittyviä tilanteita ja niistä kumpuavia kysymyksiä on lukemattomia. Talouden hallinta liittyy vahvasti yrityksen kannattavuuteen, poikkeustilanteisiin varautumiseen ja arjen tasapainoon. Oletko pohtinut esimerkiksi näitä kysymyksiä?
- Oletko huomioinut taloussuunnittelussa lomarahat sekä työntekijöiden mahdolliset muut ylimääräisiin korvauksiin oikeuttavat vapaat?
- Kuinka yrityksellesi käy, jos sairastut yllättäen tai kohtaat elämässäsi työkykyä merkittävästi alentavan kriisitilanteen?
- Onko kassassa riittävästi rahaa koko ajan, vaikka asiakkaat eivät maksaisi laskujaan ajallaan?
- Onko yrityksesi verosuunnittelu päivitetty tähän päivään ja verojen maksuun varauduttu asianmukaisesti?
- Onko sinulla pitkän tähtäimen tavoitteet yrityksesi talouden kehittämiselle?
Vaikka talousasioiden hoitamisen ulkoistaisi kirjanpitäjälle, on talouden hallinta ja ymmärtäminen ensiarvoisen tärkeä taito yrittäjällä. Oletko huomannut, että esimerkiksi päätöksenteossa vastaus alkaa usein sanoilla “se riippuu”? Se riippuu budjetista, hinnoittelusta, kannattavuudesta tai kuluista. Useat yrityksen arkipäiväiset päätökset ovat yllättävän vahvasti sidoksissa talousasioihin, minkä vuoksi aito ymmärrys talouden hallinnasta auttaa tehostamaan päätöksentekoa ja yrityksen koko toimintaa. Numeroiden ja yritystalouden peruskäsitteiden ymmärtäminen on varsin keskeinen osaamisalue minkä tahansa alan yrittäjälle.
Harva tilitoimisto tarjoaa palveluna reaaliaikaista kassavirran seurantaa, minkä vuoksi yrittäjän on itse huolehdittava siitä, että tulot ja menot pysyvät tasapainossa. Reaaliaikainen seuranta on tärkeää, sillä se auttaa ennakoimaan ja tekemään päätöksiä ennen kuin yrityksen rahat loppuvat. Jos yrittäjä ei ymmärrä oman yrityksensä taloutta, päädytään tilanteeseen, jossa päätöksiä tehdää vasta sitten, kun ollaan jo pahasti myöhässä.
Yrityksen talouden hallinta omiin käsiin
Oman yrityksen talousasioiden hallinta nostaa sinut oman yrityksesi aidoksi pomoksi. Mikäli olet talousasioista täysin pihalla, et voi tehdä yrityksen menestyksen kannalta oikeita päätöksiä tai suunnitella yrityksen tulevaisuutta realistisesti. Osaat varautua ja ennakoida paremmin, kun seuraat säännöllisesti yrityksen taloudellista tilannetta. Lisäksi on hyvä muistaa, että yrittäjä itse on loppupeleissä lain edessä vastuussa yrityksensä taloushallinnon hoitamisesta, vaikka olisi ulkoistanut talousasioiden hoidon kirjanpitäjälle. Tästäkin syystä on hyvä olla perillä aiheesta.
Yksi yleisimmistä virheistä, jonka yrittäjät tekevät talousasioissa, on suunnitelmien epärealistisuus. Usein kulut arvioidaan alakanttiin ja myyntiarviot hieman todellista korkeammiksi. Tämä voi olla seurausta siitä, että laskelmia tehdään usein rahoittajien toivossa, eikä oman yrityksen kehittämismielessä. On kuitenkin tärkeää, että yrityksen kannattavuus- ja rahoituslaskelmat ovat mahdollisimman realistiset, sillä vain silloin voidaan arvioida todellista kannattavuutta ja tehdä tarvittavat toimenpiteet sen kehittämiseen. Hyvä kirjanpitäjä on tässä kultaakin kalliimpi neuvonantaja.
On hyvä ottaa selvää yrittäjän taloudellisista vastuista ja velvollisuuksista jo ennen yrityksen perustamista. Eri yhtiömuodoissa on erilaisia vastuita, eikä ole aivan sama, millaisen yhtiömuodon valitsee. Esimerkiksi toiminimiyrittäjä on vastuussa yrityksensä veloista koko omaisuudellaan, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksen velkoja voidaan tarvittaessa periä myös yrittäjän henkilökohtaisesta omaisuudesta. Osakeyhtiössä on puolestaan omat sääntönsä ja pykälänsä. Ota selvää, mihin sitoudut taloudellisesti ja tee päätös vasta sitten.
Pienyrittäjän talous hallintaan pala kerrallaan
Jos oman yrityksesi numerot ovat sinulle täyttä hepreaa, on jatkuva talousasioista huolestuminen varmaa ja samalla tulevaisuuteen varautuminen on hankalaa. Jos tahdot nukkua yösi paremmin, on sinun käärittävä hihat ja tehtävä asialle jotain. Onneksi yrityksen talousasiat eivät loppupeleissä ole yhtään sen vaikeampia ottaa haltuun, kuin henkilökohtaisenkaan talouden hallinta. Molemmissa ovat läsnä samat elementit: mistä ja paljonko rahaa tulee ja mihin sitä kuluu.
Talousosaamisen ensimmäinen askel on ottaa haltuun terminologia, jotta oikeasti ymmärrät, missä mennään.Vasta kun opit lukemaan ja tulkitsemaan kirjanpitäjäsi tuottamaa materiaalia, saat selkeän käsityksen siitä, mistä yrityksesi tulot syntyvät ja mihin rahasi kuluvat, mikä osa tuloista kuuluu sinulle ja mikä verottajalle ja niin edelleen. Kaikesta ei tarvitse tietää kaikkea, mutta kun opit kysymään oikeat kysymykset, saat oikeasti hyödyllisiä vastauksia.
Kun ymmärrät, mikä riippuu mistäkin, voit ryhtyä tekemään taloudellisiin faktoihin perustuvia, strategisia päätöksiä yrityksesi ja samalla oman tulevaisuutesi suhteen:
- Mihin varoja kannattaisi sitoa?
- Mikä on investointi ja mikä pelkkä kulu?
- Mitä voisi kilpailuttaa?
- Kannattaisiko hinnoittelua muuttaa?
- Laajennetaanko palkkaamalla vai ulkoistamalla?
- Mitä karsitaan ja mihin kannattaisi panostaa lisää?
- Mikä yhtiömuoto olisi taloudellisesti kannattavin vaihtoehto?
- Hinnoitteletko työsi oikein vai jaatko osaamistasi puoli-ilmaiseksi?
Helppo tapa tutustua talouden perusteisiin on selkokielinen Pienyrittäjän talousasiat selkokielellä sekä Mitä hyötyä tuloslaskelmasta? -verkkokurssit.
Jos et tiedä, mistä olisi paras aloittaa, varaa aika ilmaiseen kartoitukseen tästä.
