”Tilitoimisto on yrittäjän tärkein kumppani”. Miksi näin? Jotkut ajattelevat tilitoimistopalvelun olevan pakollinen kuluerä, ikävä asia, josta on pakko maksaa. Tilitoimiston palvelut kannattaa mieltää liiketoimintasi auttajaksi ja kirjanpitäjä neuvonantajaksi yrityksen koosta riippumatta. Hyvä tilitoimistoyhteistyö varmistaa, että saat neuvoja yrityksesi talouden suunnitteluun ja ohjaamiseen myös silloin, kun et sitä välttämättä itse huomaa kysyä.
Muistilista onnistuneeseen tilitoimistoyhteistyöhön
Kirjanpitoa ja verotusta koskevat säännökset muuttuvat jatkuvasti. Yrittäjä ei voi ehtiä seuraamaan taloushallinnon muutoksia. Luotettavassa tilitoimistossa oman ammattitaidon ylläpidosta huolehditaan. Oikeat ja yritystoimintaasi sopivat kirjaukset säästävät yrittäjän hermoja ja rahaa.
Kirjanpito tehdään yritystä varten, jotta omistajat/yrittäjät voisivat tehdä oikeita ratkaisuja toimintansa suhteen. Yrittäjän on tärkeää ymmärtää perusasiat talouden hallinnasta osatakseen johtaa ja suunnitella liiketoimintaansa. Antamalla juoksevan kuukausikirjanpidon tilitoimiston hoidettavaksi, yrittäjä voi keskittyä omaan työhönsä.
Mihin sinä tarvitset asiantuntijaa?
Taloushallinnon kokonaisuus koostuu monista osa-alueista. Mieti, mitkä asiat yrityksessäsi hoidat itse? Haluatko ulkoistaa pelkästään kuukausikirjanpidon, tilinpäätöksen ja viranomaisilmoitukset vai tarvitsetko laajempaa palvelua? Taloushallintoliiton sivuille kootusta tietoiskusta näet tyypillisimpiä tilitoimiston palveluja.
Tilitoimistosta saat apua myös yrityksen perustamiseen. Toimenpide on tehty verkossa helpoksi, ja ohjeita on saatavilla. Perustamiseen liittyy paljon muutakin pohdittavaa esim. liiketoimintasuunnitelman laatiminen. Jos oma osaaminen tai ajan riittäminen epäilyttää, anna tilitoimiston auttaa tässä tärkeässä työvaiheessa.
Mieti myös, mikä on liiketoimintasi laajuus muutaman vuoden kuluttua. Varmista, että tarvittavat palvelut ovat saatavilla, jos yrityksesi toiminta lähteekin nopeasti kasvuun. Kirjanpitäjän rooli on laajentunut rutiinitiedon tallentajasta asiakkaan taloushallinnon asiantuntijaksi.
Sähköinen vai paperinen taloushallinto?
Sähköinen taloushallinto ei lupauksista huolimatta ole mikään täydellinen automaatti. Yksinkertaisimmillaan sähköinen taloushallinto tarkoittaa yrityksesi taloushallintoon kuuluvien töiden hoitamista yhdessä sähköisessä järjestelmässä, jossa kaikki tiedot ovat nähtävillä reaaliajassa. Perinteisen paperisen ja täysin sähköisen taloushallinnon välimaastoon mahtuu myös vaihtoehtoja.
Kysy kirjapitäjältäsi, miten voisit itse auttaa häntä vähentämään manuaalisiin rutiineihin, kuten tietojen näpyttelyyn, kuluvaa työaikaa. Esimerkiksi kuitit kannattaa heti alusta alkaen opetella toimittamaan skannattuina. Valitettavasti vielä jotkut yrittäjät toimittavat tositteensa ryppyisinä kenkälaatikossa. Työnjaon ja toimintatapojen sopimisesta on etua molemmille osapuolille.
Mikä siinä kirjanpidossa oikein maksaa?
Hinta on luonnollisesti yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Tärkeimmän kriteerin pitäisi kuitenkin olla se, mitä rahalla saa ja kuinka hyvin palvelu auttaa sinua yrityksesi asioiden hoitamisessa. Miten sinä hyödyt asiantuntiavusta?
Eri hinnoittelumalit saattaa aiheuttaa hämmennystä. Tilitoimiston laskutus voi perustua käytettyyn aikaan, tositteiden määrään, vientien määrää tai edellä mainittujen yhdistelmään. Myös kiinteä kuukausihinta on mahdollinen. Tositepohjainen laskutus eroaa vientipohjaisesta. Asiakkaan on vaikea vertailla tarjouksia keskenään tai tietää, kuinka paljon aikaa hänen kirjanpitonsa vie kirjanpitäjältä?
Kannattaa myös varmistaa, mistä veloitetaan lisähintaa. Laskutettavaa voi tulla esimerkiksi ylimääräisestä työstä ja viivästyksistä. Selvitä myös, sisältyykö neuvonta laskutukseen ja missä laajuudessa.
Onko kirjanpitäjäsi tavoitettavissa?
Omaan liiketoimintaan liittyviin kysymyksiin pitäisi saada apua juuri silloin, kun sitä tarvitsee. Omaan työhön keskittyminen vaikeutuu vastauksia odotellessa. Tilitoimistoa valittaessa kannattaakin varmistua siitä, että tilitoimistoyhteistyö pelaa ketterästi ja kirjanpitäjä on tavoitettavissa sinulle sopivilla tavoilla ja ajankohtina. Tilitoimiston fyysisellä sijainnilla ei ole oleellista merkitystä. Välimatkasta huolimatta palvelu voi toimia erinomaisesti.
Varmista, että asiasi tulevat hoidetuksi myös poikkeuksellisissa tilanteissa. Kirjanpitäjäkin on vain ihminen, ja voi vaikka sairastua.
Selkokielistä neuvontaa
Taloushallinnon ja verotuksen terminologia voi, varsinkin alussa, tuntua melko vaikealta ymmärtää. Kirjanpidon ja verotuksen ohjeet sisältävät viittauksia lakeihin ja asetuksiin, joiden ammattikieli on vierasta. Viranomaisasiointi voi olla hankalaa: asiantuntija ja kysyjä eivät ymmärrä toisiaan.
Hyvä kirjanpitäjä vastaa kysymyksiisi selkeästi ja ymmärrettävästi. Kirjanpito ei ole pelkkää numeroiden pyörittelyä, vaan sen tarkoituksena on tuottaa materiaalia yrittäjän avuksi. Tyhmiä kysymyksiä ei ole. Sinun asiasi on tärkeä, ole siis aktiivinen.
Ohjelmistoyritys Isolta selvitti kyselytutkimuksella pienyrittäjien ja kirjanpitäjien välistä suhdetta. Melkein puolet yli 200 kyselyyn vastanneesta yrittäjästä koki, ettei kirjanpitäjältä saa kirjanpidon lisäksi muuta apua (kirjoittajalla ei ole sidoksia ohjelmistoyritykseen).
Sujuvaa yhteistyötä
Taloushallinnon käytännön toteutus sujuu parhaiten ja kohtuullisin kustannuksin, kun työnjaosta, tarpeista ja toimintatavoista on sovittu selkeästi. Kirjanpitäjän työtä helpottaa, kun toimitat materiaalin sovitusti, olet rehellinen, esität kysymyksiä ja maksat laskusi.
Itsellesi sopivan tilitoimiston valintaan ja palveluiden vertailuun kannattaa varata riittävästi aikaa. Parhaimmillaan kyse on pitkästä ja tiiviistä suhteesta, ilot ja surut jaetaan yrittäjyyden arjessa. Tilitoimistoyhteistyön sujuvuus mitataan vasta käytännön työssä. Toistaiseksi ihminen ymmärtää toista ihmistä paremmin kuin tietokoneohjelma.
