Kuinka usein olet ollut siinä tilanteessa, että etsit viime hetken paniikissa erilaisia kuitteja ja tositteita, jotka sinun on määrä toimittaa kirjanpitäjällesi seuraavana aamuna? Päätät vakaasti tehdä parannuksen, mutta jostain syystä sama tilanne toistuu taas kuukauden päästä. Miten yrittäjän kirjanpito saadaan kuntoon helposti?
Käytä kansiota
Vanha kunnon mappi on edelleenkin hyvä keino pitää kuitit ja tositteet tallessa ja järjestyksessä. Mapin eli kansion luot helposti myös tietokoneelle, vaikkapa pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive tai Dropbox). Tällaisen kansion voit helposti jakaa esimerkiksi kirjanpitäjäsi kanssa. Tee joka kuukaudelle oma kansio. Nimeä tositteet niin, että ne on helppo löytää ja muista lisätä päivämäärät.
Vinkkejä yrittäjän kirjanpidon kansion tai mapin tehokkaaseen käyttöön:
- Tiliote on kirjanpidon runko. Kuukauden lopussa tulosta tiliote verkkopankista ja tarkista, että kaikki tiliotteessa näkyvät tapahtumat löytyvät myös erillisinä tositteina.
- Kun maksat laskun, merkitse siihen maksupäivämäärä ja siirrä se mappiin. Päivämäärä helpottaa oikean kohdan löytämistä tiliotteelta. Jos maksat laskuja useammassa erässä, merkitse laskuun kaikki päivämäärät, jolloin olet kyseistä laskua maksanut. Merkitse myös maksetut summat.
- Laita aina seuraava maksettu lasku edellisen päälle. Näin tositteet tulevat automaattisesti samaan järjestykseen, kuin niitä vastaavat tilitapahtumat.
- Jos kirjanpitosi laaditaan suoriteperusteisena, laita myyntilaskut yhdessä nipussa joka kuukauden tiliotteen päälle. Jos kirjanpitosi laaditaan maksuperusteisena, laita myyntilasku aina siihen kohtaan, jossa rahat ovat tulleet tilillesi.
- Laita pankkikorttikuitit siihen kohtaan, jossa maksu on lähtenyt tiliotteelta. Tarkasta tässä vaiheessa vielä se, että esimerkiksi ravintolakuiteissa mainitaan osallistujien nimet ja tilaisuuden luonne.
- Jos yritykselläsi on käytössä erilaisia maksuvaihtoehtoja asiakkaille, esimerkiksi luottokunta, niin muista tulostaa mukaan myös kuukausiyhteenveto sinulle suoritetuista maksuista.
- Jos sinulla on useita tilejä, järjestä kuitit aina yksi tiliote kerrallaan. Älä siis sekoita eri tilien tapahtumatositteita.
Kun noudatat näitä vinkkejä, ovat kuittisi kuukauden vaihtuessa siististi omassa mapissaan!
Kuitit talteen
Aikaa vievin homma on kuittien skannaaminen tai kopiointi sekä niiden järjestely. Kuvaamiseen voi käyttää vaikka kännykän kameraa, kunhan lopputuloksesta saa selvää. Tarkista siis, miten kuvaat, jotta tulos on hyvä. Kuvien nimeäminen helpottaa selvittelytyötä jälkikäteen.
Tilikauden tositteiden säilytysaika on 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Lämpöpaperikuitit tulisi muuttaa pysyvään muotoon, eli kuiteista otetaan kopiot, joihin liitetään alkuperäinen tosite. Skannatuista materiaaleista kannattaa ottaa myös varmuuskopiot ja säilyttää ne erillään.
Järjestys tietää säästöä
Hyödynnät kirjanpitäjältä ostamasi ajan tehokkaasti, kun toimitat paperisi hänelle valmiiksi järjestyksessä. Tällöin kirjanpitäjäsi voi aloittaa työt heti, etkä sinä joudu maksamaan ylimääräisestä järjestelytyöstä. Jos tiliotteella näkyy tunnistamattomia tai epämääräisiä maksuja, älä jätä asiaa selvittämättä. Kirjanpitäjän ei ole mahdollista selvittää maksun alkuperää.
Heräsikö kysyttävää, miten kirjanpito kannattaa järjestää?
Käy myös tutustumassa lisämateriaaliin täällä.
Lähetä minulle viesti pianyman@tili-pia.fi
